Voor veel voetbalverenigingen vormt het sleutelbeheer van de sportaccommodatie een behoorlijke uitdaging. Trainers, beheerders en andere vrijwilligers moeten allemaal een sleutel hebben om kleedkamers en materialenhokken te kunnen openen en sluiten. Voetbalvereniging UVS uit Leiden maakt sinds kort gebruik van het digitale en online DOM Tapkey Pro systeem waarmee het sleutelbeheer in een handomdraai veilig geregeld kan worden. “We hebben nu snel inzicht en maximale controle over de toegang op ons complex”, zegt Pascal van Es, secretaris van de in 1914 opgerichte voetbalvereniging.
Het was een jaarlijks terugkerend fenomeen: aan het eind van het seizoen ontbraken sleutels van kleedkamers, materiaalhokken en andere ruimtes. “Het kostte veel tijd om overzicht te hebben en houden van de sleutels die in omloop waren. We moesten ieder seizoen tussentijds wel sleutels bijbestellen omdat mensen ze kwijt waren. In sommige gevallen moesten we dan ook de cilinders in de deuren vervangen en dat maakte van het sleutelbeheer toch wel een flinke kostenpost”, zegt Van Es, die namens de vereniging contact zocht met DOM Nederland.
Behalve een veilig alternatief voor de fysieke sleutels en cilinders, was Van Es vooral op zoek naar een voor de vereniging eenvoudig te hanteren systeem van sleuteluitgifte en -beheer. “We waren klaar met de lijstjes die we steeds weer moesten maken en bijhouden. Ik zocht een systeem dat de veiligheid waarborgt en het beheer van de sleutels overzichtelijk, snel en eenvoudig maakt. Aan al die eisen voldoet het DOM Tapkey toegangscontrole systeem, zo kan ik inmiddels uit eigen ervaring zeggen.”
Multifunctioneel gebruik
Samen met Melvin de Wever, Accountmanager van DOM maakt Van Es een rondje over het terrein van de Leidse voetbalvereniging op sportpark Kikkerpolder 2. De accommodatie is deels eigendom van UVS en telt naast meerdere gebouwen waarin onder meer kleedkamers, kantine, bestuurskamers en andere ruimtes zijn gehuisvest, vijf voetbalvelden. Onder de tribune van het hoofdveld zitten grote materiaalhokken en kluisjes waarin spelers hun waardevolle spullen veilig in kunnen opbergen. “We zijn trots en zuinig op onze eigen accommodatie, die we delen met studentenvereniging LSVV”, zegt Van Es. Ook een buitenschoolse opvang maakt gebruik van een deel van het hoofdgebouw. “Daarnaast verhuren we de kantine soms aan derden voor een bijeenkomst.”
De DOM Tapkey elektronische cilinders aan de meeste deuren laten aan duidelijkheid weinig te wensen over: UVS is zuinig op de accommodatie. “Toch is het niet alleen de veiligheid van DOM Tapkey bepalend geweest in onze beslissing om te kiezen voor dit systeem. Het gemak waarmee we online toegangsrechten kunnen inregelen speelde zeker ook mee.”
Smartphone, tag en Apple Watch
De Wever legt uit dat in de speciale app of web portal snel en eenvoudig meerdere gebruikersprofielen aangemaakt kunnen worden. “Denk daarbij aan trainers, bestuursleden en andere vrijwilligersgroepen binnen een vereniging”, zegt De Wever. De verschillende toegangsrechten die bij de betreffende groepen horen, kunnen via de app of web portal snel aan de betreffende smartphonegebruikers gestuurd worden. “Sinds kort kunnen de digitale sloten ook met een Apple Watch geopend worden”, zegt De Wever, die zelf even demonstreert hoe snel en eenvoudig dat gaat.
UVS heeft gekozen voor een derde optie, de fysieke tags. Van Es: “Dat werkt voor ons het best. We hebben namelijk niet alleen met onze eigen vrijwilligers en kader te maken, maar ook de tegenstanders die hier komen om een wedstrijd te spelen, moeten toegang tot een kleedkamer hebben. Daarvoor hebben we binnen een ouderwets sleutelkastje hangen met daarin voor elke kleedkamer een verschillende tag die veilig gebruik van de kleedkamer garandeert. Alleen die tag geeft toegang tot de kleedkamer dus er kan tijdens de wedstrijd niemand anders in. De trainer of coach van het team ontvangt de tag bij aankomsten kan deze na de wedstrijd weer inleveren.”
Rechten snel aanpassen
Groot voordeel van het DOM Tapkey Pro toegangscontrole systeem is volgens de secretaris ook de snelheid waarmee toegangsrechten gewijzigd kunnen worden. “Mocht een vertrekkende vrijwilliger aan het eind van het seizoen vertrekken en vergeten de tag in te leveren, kunnen die tag snel uit het systeem verwijderen. Dat geldt ook voor tags die kwijt zijn. En mocht een trainer een keer de tag zijn vergeten en voor een dichte deur van het materialenhok staan, kan ik hem direct eenmalig een online sleutel via de smartphone sturen. Het inregelen van de app is erg overzichtelijk en een werkje van niets”, besluit Van Es lachend.
Meer informatie over de cloud-gebaseerde DOM Tapkey app.
