Controle op het betreden en verlaten van de individuele kamers, de afdeling waarvan de kamers onderdeel uitmaken en de centrale toegangsdeuren van het gebouw. Maar ook controle op en inzicht in de toegang tot voorraad- en medicijnkasten. Zie hier enkele uitdagingen waaraan het nieuwe sluitplan van de locatie Emmalaan in Leerdam van zorginstelling Syndion moest voldoen. Samen met DOM Nederland werd een plan gemaakt dat volgens projectleider Jill Wolters van Syndion ‘makkelijk is voor de begeleiders, geen stress geeft en altijd werkt’.
“Syndion is er voor mensen – jong en oud - met een lichamelijke en/of verstandelijke beperking en mensen met Niet Aangeboren Hersenletsel. Syndion biedt uiteenlopende vormen van ondersteuning, kleinschalig georganiseerd en midden in de samenleving. Het werkgebied van Syndion omvat de Drechtsteden, de Alblasserwaard, het Rivierengebied en het Land van Heusden en Altena”, zegt Jill. In totaal worden zo’n 1.500 cliënten ondersteund door ongeveer 1.400 medewerkers. “Ondanks die aantallen staat de kleinschaligheid van onze locaties centraal. Ook op de locatie in Leerdam waar zorgintensieve cliënten wonen.”
“Daarbij raakten mensen nog wel eens sleutels kwijt of ze kwamen niet bij ons terug.”
De meeste bewoners hebben 1-op-1 begeleiding nodig en mogen niet zelfstandig zomaar de afdeling af of het gebouw verlaten. “Dat betekent dat je eigenlijk alle toegangsdeuren moet kunnen afsluiten, maar dat ze door personeel, familie van de cliënten en in noodgevallen wel eenvoudig geopend kunnen worden. Dat alleen al is een complex proces waarvoor we voorheen met enorme sleutelbossen rondliepen”, aldus Jill.
Bovendien waren er veel sleutels in omloop omdat er met veel invalkrachten gewerkt werd. “Daarbij raakten mensen nog wel eens sleutels kwijt of ze kwamen niet bij ons terug.”
Geen gedoe meer
Die grote sleutelbossen zijn inmiddels ingeruild voor veel kleinere. “Met daaraan een tag waarmee medewerkers eenvoudig het pand kunnen betreden en verlaten en in de ruimtes en kamers kunnen komen waar ze voor hun werk moeten zijn. Handig en overzichtelijk in te richten binnen één softwarepakket zodat de toegangscontrole voor de organisatie en medewerkers ook geen gedoe meer oplevert”, zegt accountmanager Melvin de Wever van DOM Nederland.
Tot grote tevredenheid van Syndion. Jill: “De kracht van het product, is dat het naar behoefte aangepast kan worden. Belangrijk voor ons want we hebben drie type medewerkers, waarvoor ook verschillende toegangsrechten gelden. De flexibiliteit van het systeem maakt het mogelijk dergelijke complexe sluitplannen toch heel gebruiksvriendelijk in te richten. Als je als medewerker binnenkomt en je hebt je tag waarmee je overal in en uit kunt, is dat gewoon heel fijn!”
“Als je als medewerker binnenkomt en je hebt je tag waarmee je overal in en uit kunt, is dat gewoon heel fijn!”
Een tweede grote uitdaging in het nieuwe sluitplan van Syndion vormen de medicijn- en voorraadkasten. Jill: “Maar ook de keukenkastjes en kasten voor de persoonlijke eigendommen van de medewerkers moeten afgesloten kunnen worden. Daarvoor gold eveneens dat we met veel verschillende sleutels werkten en medewerkers nog wel eens een sleutel misten.”
ENiQ® LoQ
Voor die kasten heeft DOM Nederland de ENiQ® LoQ ingezet. Melvin: “Een hoogwaardig systeem ten behoeve van meubilair dat de medewerkers ook met de tag kunnen bedienen. ENiQ® LoQ bevat dezelfde elektronica als de producten die voor de deuren zijn gebruikt. Daardoor kunnen ze in hetzelfde softwarepakket ingeregeld worden.”
Die eenvoudige toegangsregistratie biedt voor Syndion nog meer gebruiksgemak. “Wij moeten aan voorwaarden voldoen als het gaat om medicatieprocedures, om enkel toegang tot medicatie te geven aan de begeleiders die toegang horen te krijgen. De medicatie is hierdoor veilig en volgens de richtlijnen opgeborgen en dat geeft ons controle over wie er toegang heeft”, zegt Jill.
“Wij moeten aan voorwaarden voldoen als het gaat om medicatieprocedures, om enkel toegang tot medicatie te geven aan de begeleiders die toegang horen te krijgen.
Snellere en betere toegang
Terugkijkend op de implementatie van het nieuwe sluitplan en de ervaringen van de medewerkers in Leerdam is Jill erg enthousiast. “Voor iedereen geldt dat we snellere en betere toegang tot en binnen het gebouw hebben. Vooral omdat we niet met allemaal kleine sleuteltjes bezig zijn, maar één tag hebben die toegang biedt. Bovendien kunnen we eenvoudig zelf de tags beheren. Of we nu een nieuwe tag moeten aanmaken of een bestaande willen blokkeren, het systeem is erg gebruiksvriendelijk.
Daarbij verdient DOM Nederland een compliment want onze vragen waren complex, maar samen zijn we tot een zeer flexibel en gebruiksvriendelijk maar veilig sluitplan gekomen.”
Meer informatie over DOM ENiQ® LoQ en de tijdelijk actie met een gratis antibacteriële coating knop.
